Skal du byde ind på værtskabet for en konference? Vi engagerer os og hjælper dig godt igennem budprocessen
-
Vi har mange års erfaring i tiltrækning af konferencer og står til rådighed med rådgivning/sparring. I et tæt samarbejde med vores partnere og den lokale vært skræddersyer vi et budmateriale (bid). I buddet tilkendegives, at man ønsker værtskabet og der redegøres for, hvorfor Aarhus vil være den idelle værtsby for konferencen.
-
Vi tilbyder at agere projektleder i budprocessen, samler alle trådene og sørger for at alle deadlines og krav til budet overholdes.
-
Vi skræddersyr budet så det passer på den enkelte konference og vurderer fra bud til bud, hvilken information, der bør med, og hvad der vægtes mhp. at vinde konferencen.
(Et bud indeholder typisk: En motivation fra den lokale vært, info om organisationen bag konferencen, velkomst til byen, støttebrev fra relevante vidensmiljøer, by, region m.fl., information om Aarhus’ styrker og kvaliteter som konference by, forslag til konferencefaciliteter, hotelværelser, sociale arrangementer mv., tilgængelighed, budgetoverslag og andet relevant information for den pågældende konference.)
-
Vi hjælper med tilkendegivelse af støtte og indhentning af støttebreve.
-
Vi inddrager lokale interessenter (kommune, region, erhverv og videns institutioner).
-
Vi henter tilbud på venue, hoteller og sociale arrangementer samt pre-booker værelser mv. så det er nemt at lave de endelige aftaler, når budet vindes.
-
Vi undersøger og illustrerer tilgængeligheden til Aarhus.
-
Vi opstiller budgetudkast.
-
Vi klarer den grafisk opsætning.
-
Vi tilbyder at planlægge, koordinere og finansiere et site-visit for relevante beslutningstagere.
